nächste Examensfeier
13. Juli 2018

Start Anmeldung: 09.06.2018
Ende Anmeldung: 23.06.2018

Start Sitzplatzwünsche: 30.06.2018
Ende Sitzplatzwünsche: 07.07.2018

Akademische Feier

Die Akademische Feier ist eine feierliche Ehrung anlässlich des bestandenen Examens, anschließendem gemeinsamem Essen und Ball und schließlich eine ausgelassene Party im Kreise von Freunden und Kommilitonen.

Die Akademische Feier wurde zum ersten Mal im Winter 2011 ins Leben gerufen. Grund war der bedauerliche Umstand, dass dem abgeschlossenen Studium und bestandenen Examen keinerlei offizieller gemeinsamer Abschluss zugedacht war. Um dies zu ändern wurde der Arbeitskreis Examensfeier ins Leben gerufen. Studenten aller Semester, Absolventen vergangener Jahrgänge und Mitarbeiter des Studiendekanats beteiligen sich an Planung und Durchführung dieses einmaligen Abends zu Ehren ihrer Kommilitonen bzw. neuen Kollegen. Am Abend selbst konnten wir uns bisher auf die tatkräftige Mitarbeit des jeweiligen 5. Semesters verlassen, das, analog zum Clubhausfest im 1. Semester, beim Einlass, an den Bars und beim Kellnern aushalf.

Auf den folgenden Seiten findet ihr alle Infos rund um den Abend und wie ihr euch dazu anmelden könnt.

Termine

Die Examensfeier findet zwei Mal im Jahr nach den mündlichen Prüfungen statt. Die Termine sind üblicherweise Mitte/Ende Januar bzw. Juli.
Die genauen Termine der nächsten Examensfeier geben wir an dieser Stelle bekannt, sobald sie feststehen.

Die nächsten Feiern sind am

13. Juli 2018

Akademische Feier

Die Akademische Feier ist der erste Teil der Feier und findet im Festsaal der Neuen Aula statt. Er beginnt üblicherweise um 17 Uhr und besteht im Kern aus einer Urkundenverleihung, dem gemeinsamen Vortrag des Genfer Gelöbnisses und dem großen Hutwurf. Außerdem findet die offizielle Verabschiedung der Absolventen und (nur im Winter!) der Promovenden durch Vertreter von Fakultät und Klinikum statt. Durch die Veranstaltung führt meist der Studiendekan Prof. Zipfel und die Veranstaltung wird musikalisch von Streichern begleitet. Im Anschluss geht es dann mit dem Ball im Casino Schnarrenberg weiter.
Eine Anmeldung zur Akademischen Feier ist nur für die Absolventen und Promovenden nötig (u.a. für die Vorbereitung der Urkunden), Familie/Freunde können in unbegrenzter Anzahl ohne vorherige Anmeldung kommen. Zeugnis und Approbation erhaltet ihr übrigens unabhängig von der Veranstaltung per Post.

Die Absolventen und Promovenden werden bereits um 16 Uhr für letzte Vorbereitungen und Instruktionen erwartet. Hier findet auch die Ausgabe der Hüte statt, die nach dem Hutwurf gerne mitgenommen werden dürfen. Die Absolventen werden gebeten, gleich zu Beginn ihre Jacken an der Garderobe abzugeben. Die meisten Absolventen/Promovenden und Gäste erscheinen hier bereits in Abendgarderobe.

Parkmöglichkeiten für die Neue Aula bestehen entweder auf dem Parkplatz am Stadtfriedhof oder den Berg hoch entlang er Gmelinstraße und auf dem Verschiebeparkplatz an der Wilhelmstraße gegenüber des Lothar-Meyer-Baus. Außerdem stehen eine begrenzte Anzahl an Behindertenparkplätzen mit direktem Zugang zum Festsaal zur Verfügung. Bei Bedarf für sich oder seine Angehörigen schreibt uns eine Mail.

Die Akademische Feier wird federführend vom Studiendekanat organisiert, unterstützt durch den Arbeitskreis Examensfeier .

Examensball

Im Anschluss an die Akademische Feier findet um 19.45 Uhr der Examensball im Casino Schnarrenberg statt, das für diesen Anlass entsprechend umdekoriert und kunstvoll beleuchtet wird. Beim 3-Gänge-Buffet, Live-Musik zum Tanzen, 2 professionellen Fotoständen , einer Showeinlage und besonders fairen Getränkepreisen kommt jeder Gast auf seine Kosten. Unsere Band „Radio Villa Musica“ versteht es wie keine andere mit Tanzmusik (ob Standard oder Disco) über alle Musikstile hinweg Stimmung unter die Gäste zu bringen. Zu späterer Stunde wird die Party dann auf den DJ-Dancefloor mit Longdrink-Bar verlagert…

Für den Ball steht aus Platzgründen leider nur eine begrenzte Zahl von Karten zur Verfügung, die in einem speziellen Anmeldezeitraum online verkauft werden – bei den letzten Bällen konnten wir aber (fast) alle Kartenwünsche erfüllen. Da es zu aufwendig wäre die Karten einzeln zu verschicken, erfolgt der Einlass mit einer Gästeliste. Einige Wochen vor der Feier könnt ihr Wünsche zur Sitzordnung angeben, die wir dann versuchen im Sitzplan umzusetzen.

Party

Um 23 Uhr beginnt der vergünstigte Einlass zur Party. Für 4 € können alle Freunde und Kommilitonen, die keine regulären Karten haben, mit euch noch mal richtig auf den Putz hauen. Hierfür wird extra eine Longdrink-Bar eröffnet und der DJ macht mit harten Beats dort weiter, wo die Live-Band aufgehört hat.

Anmeldung und Karten

Sitzplan

Um auch einmal die Familien/Freunde eurer Kommilitonen kennen zu lernen, möchten wir euch die Möglichkeit geben ein wenig Einfluss auf die Sitzordnung am Ballabend im Casino zu nehmen. Daher wird es eine Online-Liste geben, in welcher ihr euch und die Familien, mit welchen Ihr gerne beim Ball am Tisch sitzen möchtet, eintragen könnt. Wir können allerdings keine Aussage darüber treffen, ob 1. alles so bleibt, wie ihr es eintragt und 2. wo genau die Tische stehen werden. Die Tischnummern entsprechen also nicht zwangsläufig denen im Casino. Bitte lest euch die Anleitung und das Beispiel auf der Seite sorgfältig durch, dann gibt es das geringste Chaos. Solltet ihr bereits gekaufte Karten weiterverkauft haben, gebt uns unbedingt sofort bescheid, damit dies noch im Sitzplan berücksichtigt werden kann.

Der Link zu dem Plan wird einige Zeit nach Abschluss der Anmeldephase per Email herumgeschickt.

Fotos

An dem Examensball gibt es zwei Fotostände, die von professionellen Fotografen betreut werden. An dem einen könnt ihr Einzel-/Gruppenbilder mit und ohne Hüten machen. An dem anderen gibt es eine Self-Shoot-Anlage, bei der ihr auf den Knopf drückt und damit super Spaß- und Sprungfotos machen könnt. Bei den bisherigen Feiern kamen die Fotostände immer super an und der Andrang war ziemlich groß. Zusätzlich laufen auf der Akademischen Feier und dem Ball Fotografen herum, die alle wichtigen Momente festhalten und versuchen die Stimmung in Bildern einzufangen. Wenn ihr wollt, könnt ihr alle Fotos nach der Feier kostenlos auf DVD zugeschickt bekommen. Dabei bekommt jeder die allgemeinen Fotos plus seine persönlichen Bilder, die an den Fotoständen von ihm oder ihr gemacht wurden.

All das verdanken wir unserer guten Kooperation mit dem Finanzdienstleister Horbach, der uns zusätzlich zu einem finanziellen Zuschuss und den Hüten für alle Absolventen in Zusammenarbeit mit Staud Media diesen umfassenden Bilderservice ermöglicht. Wenn ihr die Fotos haben wollt, setzt bei eurer Anmeldung zur Feier das entsprechende Häkchen im Formular. Damit gestattet ihr uns, eure Kontaktdaten an Horbach weiterzugeben und erlaubt Horbach, euch anzurufen zwecks Feedback und damit der DVD-Bilder-Versand organisiert wird. In diesem Telefonat fragt man euch auch, ob ihr Interesse an einer kostenlosen Finanzberatung habt. Wenn ihr verneint, werdet ihr nicht wieder angerufen und eure Daten werden gelöscht – es gehen keine Verpflichtungen mit der Anmeldung einher. Tatsächlich können wir euch das Angebot aber empfehlen wahrzunehmen, da seid ihr in guten Händen.

Wir haben in den letzten Semestern sehr gute Erfahrung damit gemacht, es wurde keine einzige Person bedrängt, gestalkt, etc. Unsere Kommilitonen unter anderem aus Münster und Heidelberg kooperieren ebenfalls bereits seit Jahren mit Horbach und haben bisher auch nur gute Erfahrungen gemacht. Wenn sich besonders viele Absolventen anmelden, bekommen wir sogar auch ein Kamerateam gestellt, das uns zusätzlich zu den Fotos einen Abschlussfilm dreht. Unten auf der Seite könnt ihr euch einen der Filme der letzten Jahrgänge anschauen. Deshalb möchten wir euch alle bitten, euch anzumelden, damit erleichtert ihr uns die ohnehin komplizierte Organisation des Festes enorm und beschert euch ein gelungenes Fest.

Ausführlichere Infos zu dem Angebot findet ihr auch unter www.meinabschluss.de. Eine gesonderte Anmeldung auf dieser Seite ist allerdings nicht nötig.

Sponsoren

Eine solche Examensfeier mit 3-Gänge-Buffet, Live-Band, besonderen Lichtinstallationen usw. kostet einerseits ihren Preis, andererseits haben wir das Ziel, den Kartenpreis für die Absolventen und ihre Familien/Freunde möglichst niedrig zu halten. Daher sind wir auf Sponsoren angewiesen, die uns entweder direkt finanziell unter die Arme greifen, Rabatte gewähren oder Sachwerte schenken.

Wir sind immer an neuen Partnern interessiert. Bitte zögern Sie nicht, diesbezüglich Kontakt mit uns aufzunehmen.

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FAQ

Was ist die Akademische Feier?
Die Akademische Feier ist eine feierliche Ehrung anlässlich des bestandenen Examens, anschließendem gemeinsames Essen und Ball und schließlich eine ausgelassene letzte Party im Kreise von Freunden und Kommilitonen.

Warum eine Akademische Feier?
Die Akademische Feier wurde zum ersten Mal im Winter 2011 ins Leben gerufen. Grund war der bedauerliche Umstand, dass dem abgeschlossenen Studium und bestandenen Examen keinerlei offizieller gemeinsamer Abschluss zugedacht war. Um dies zu ändern wurde der Arbeitskreis Examensfeier ins Leben gerufen. Ärzte und Studenten aller Semester beteiligen sich an Planung und Durchführung eines einmaligen Abends zu Ehren ihrer Kommilitonen bzw. neuen Kollegen.

Examensfeier, Examensball, Examensparty? Ist das alles dasselbe?
Ja und nein. Die Examensfeier besteht aus drei großen Teilen:

  • Akademische Feier im Festsaal der Neuen Aula
    • Vor Beginn: Briefing aller Absolventen und Promovenden und Verteilung der Examenshüte
    • Einlauf in den Festsaal
    • Reden und Semesterreden
    • Zeugnisübergabe und gemeinsames Vortragen des Genfer Gelöbnis
    • Hutwurf und Foto
    • Sektempfang
  • Examensdinner und -ball im Casino Schnarrenberg
    • musikalischer Empfang und Buffet
    • Bandbegleitung, Erinnerungs-Fotoshooting, Foto-Selbstschussanlage
    • ggf. Abendgestaltung nach Semesterwunsch (z.B. Showeinlage)
  • Examensparty ebenfalls im Casino
    • DJ-Begleitung und Party von ca. 23 bis 4 Uhr
    • offene Veranstaltung, Eintritt 4 € für dazugekommene Gäste

Muss ich meine Familie/Freunde auch für die Akademische Feier anmelden?
Nein, nur die Absolventen müssen sich hierfür anmelden, Familie/Freunde können ohne Anmeldung zur Akademischen Feier kommen.

Muss ich für mein kleines Kind/Geschwister eine extra Karte für den Ball kaufen?
Wir müssen für jeden Sitzplatz, unabhängig davon wie viel der Gast, der ihn benutzt, isst, einen festen Preis an unseren Caterer bezahlen. Daher hängt es davon ab, ob das Kind einen eigenen Sitzplatz benötigt oder nicht. Es gibt auch erhöhte Kinderstühle für Kleinkinder, die man kostenlos zu dem Tisch dazu stellen kann. Falls ihr einen solchen benötigt, schreibt uns im Vorhinein am Besten eine Email .

Die Anmeldefrist ist bereits abgelaufen, kann ich trotzdem noch Karten bekommen?
Melde dich in jedem Fall bei uns per Email und gib an, wie viele Karten du am liebsten hättest, dann können wir schauen, was sich noch machen lässt. Für die Akademische Feier kannst du dich unabhängig von den Karten des Examensballs in jedem Fall noch anmelden.

Ich kann doch nicht kommen, kann ich einige/alle Karten wieder zurückgeben?
Es gibt keine Rückgabegarantie für die Karten, da wir ab einem bestimmten Zeitpunkt fest kalkulieren müssen, aber wenn es noch Nachfrage gibt, können wir deine Karten weiter geben. Melde dich in jedem Fall per Email bei uns, dann schauen wir, was sich machen lässt.

Was soll ich an dem Abend anziehen?
Es ist üblich, dass sowohl Absolventen wie auch andere Gäste Abendgarderobe tragen. Bei der Party ab 23 Uhr wird es dann etwas lockerer.

Woher bekommen wir die Hüte für die Feier?
Die Hüte werden uns von der Firma Horbach gesponsort und vor der Urkundenverleihung in der Neuen Aula an euch kostenlos ausgegeben.

Wie kommt der Kartenpreis zustande?
Die Preiskalkulationen für die Karte hängen von einer Menge Faktoren ab. Dabei kommt z.B. das Buffet, die gewünschte Abendunterhaltung, die Anzahl von Sponsoren und Spenden, die Kosten für Band und Dekoration und das Geld, das das Semester mitbringt ebenso zu tragen, wie die Kalkulation der Getränkepreise. Grundsätzlich versuchen wir „auf Null“ raus zukommen. Die letzten Jahre bewegte sich der Kartenpreis zwischen 30€ und 50€.

Warum findet die Feier nicht in dieser oder jener Halle statt?
Das Team des AK Examensfeier hat sich ausführlichst Gedanken über die Location gemacht und mehrere Lösungen in Betracht gezogen. Die Vorteile des Casino Schnarrenbergs sind unter anderem die relativ hohe Gästezahl, die Nähe, die bekannte Umgebung, der Aufbau der Stockwerke, die Konditionen und nicht zuletzt der Schatz an Erfahrungen, den wir inzwischen dort gesammelt haben. Ein Wechsel will hier wohlüberlegt sein.

Warum findet die Feier nicht an einem früheren Termin statt?
Leider sind wir hier von vielen Parteien abhängig. Am schwierigsten ist es einen günstigen Termin im Festsaal der Neuen Aula zu bekommen. Wir melden unsere Wünsche zwar schon immer so früh es nur geht an, aber andere Veranstaltungen, wie Konzerte oder Vorlesungen haben leider immer Vorrang. Ihr könnt uns glauben, dass wir hier unser Bestes geben.

Mitarbeit

Während die Akademische Feier federführend vom Studiendekanat geplant wird, beruht die Organisation des Examensballs zu hundert Prozent auf dem freiwilligen Engagement von Medizinstudenten und jungen Ärzten. Unsere Motivation ist die Freude der Absolventen auf einen feierlichen Abschluss ihres Studiums und der Spaß an der gemeinsamen Organisation einer Feier dieser Größe. Falls du Lust hast im Arbeitskreis Examensfeier einzusteigen und vielleicht Einfluss auf das Programm deines eigenen Examensballs zu nehmen, dann melde dich einfach per Email bei uns. Wir treffen uns in unregelmäßigen Abständen, um Aufgaben zu verteilen, die neuesten Entwicklungen zu diskutieren und Strategien für die nächste, noch bessere Examensfeier zu erarbeiten. Wir können dabei jeden gebrauchen, egal ob du gern von zu Hause am Computer arbeitest, mit unseren Partnern Verhandlungen führst oder am großen Abend die Geschäfte in die Hand nimmst.

zum AK Examensfeier

Kontakt

Karten und Anmeldung

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Jeden Montag im Semester um 19:30 Uhr
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Adresse:
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Vorstandsvorsitzender:
Konrad W. Haug
Lembergstraße 11
72072 Tübingen
konradhaug@gmail.com

 

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Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO).

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Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

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Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland, erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 10 Jahre gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB (Handelsbriefe).

Nach gesetzlichen Vorgaben in Österreich erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 7 J gemäß § 132 Abs. 1 BAO (Buchhaltungsunterlagen, Belege/Rechnungen, Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, etc.), für 22 Jahre im Zusammenhang mit Grundstücken und für 10 Jahre bei Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.

Erbringung unserer satzungs- und geschäftsgemäßen Leistungen

Wir verarbeiten die Daten unserer Mitglieder, Unterstützer, Interessenten, Kunden oder sonstiger Personen entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, sofern wir ihnen gegenüber vertragliche Leistungen anbieten oder im Rahmen bestehender geschäftlicher Beziehung, z.B. gegenüber Mitgliedern, tätig werden oder selbst Empfänger von Leistungen und Zuwendungen sind. Im Übrigen verarbeiten wir die Daten betroffener Personen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, z.B. wenn es sich um administrative Aufgaben oder Öffentlichkeitsarbeit handelt.

Die hierbei verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang und der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis. Dazu gehören grundsätzlich Bestands- und Stammdaten der Personen (z.B., Name, Adresse, etc.), als auch die Kontaktdaten (z.B., E-Mailadresse, Telefon, etc.), die Vertragsdaten (z.B., in Anspruch genommene Leistungen, mitgeteilte Inhalte und Informationen, Namen von Kontaktpersonen) und sofern wir zahlungspflichtige Leistungen oder Produkte anbieten, Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindung, Zahlungshistorie, etc.).

Wir löschen Daten, die zur Erbringung unserer satzungs- und geschäftsmäßigen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies bestimmt sich entsprechend der jeweiligen Aufgaben und vertraglichen Beziehungen. Im Fall geschäftlicher Verarbeitung bewahren wir die Daten so lange auf, wie sie zur Geschäftsabwicklung, als auch im Hinblick auf etwaige Gewährleistungs- oder Haftungspflichten relevant sein können. Die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten wird alle drei Jahre überprüft; im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Registrierfunktion

Nutzer können ein Nutzerkonto anlegen. Im Rahmen der Registrierung werden die erforderlichen Pflichtangaben den Nutzern mitgeteilt und auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu Zwecken der Bereitstellung des Nutzerkontos verarbeitet. Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere die Login-Informationen (Name, Passwort sowie eine E-Mailadresse). Die im Rahmen der Registrierung eingegebenen Daten werden für die Zwecke der Nutzung des Nutzerkontos und dessen Zwecks verwendet.

Die Nutzer können über Informationen, die für deren Nutzerkonto relevant sind, wie z.B. technische Änderungen, per E-Mail informiert werden. Wenn Nutzer ihr Nutzerkonto gekündigt haben, werden deren Daten im Hinblick auf das Nutzerkonto, vorbehaltlich einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, gelöscht. Es obliegt den Nutzern, ihre Daten bei erfolgter Kündigung vor dem Vertragsende zu sichern. Wir sind berechtigt, sämtliche während der Vertragsdauer gespeicherten Daten des Nutzers unwiederbringlich zu löschen.

Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Registrierungs- und Anmeldefunktionen sowie der Nutzung des Nutzerkontos, speichern wir die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Nutzer an Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO. Die IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht.

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